Правила за писане на бизнес кореспонденция
Бизнес документи - основно средство за административна дейност, получаване и предаване на информация. С документа се събира координирането на дейността си, както и на информацията. В голяма организация обикновено се съставят инструкции, които показват кой пише документите официално, кой на кого докладва и в какви случаи човек, който предава информация и т.н. Един от най-важната информация предаване начини формализация са стандартни форми (заготовки). Предимството на формата, че човек го изпълва, не трябва да се притеснявате, кога, как и каква информация се изисква да докладват в този случай; това спестява време.
Делът на кореспонденцията е много голям в бизнеса на живот.
Добре изработени бизнес писмо отговаря на следните изисквания:
- точността и обективността на представянето;
- пълнота на информацията;
- кратката презентация (бизнес писмо не трябва да отнеме повече страници);
- липса на мотиви и описателен;
- неутрален тон представяне, но лекотата, липса здравина и по ирония на съдбата, дребнав, фалшива учтивост;
- използване на логическо, не емоционален и изразителен оценка на ситуацията и фактите.
Съществуват няколко вида на бизнеса писмена форма. Така че, не се нуждаят незаменим писмено писмо отговор, съдържащо предупреждение, напомняне, покана, потвърждаване или отказ, придружителното писмо, гаранция, информация, писма за предизвестие и ред. Отговорът винаги трябва да оставя писмо с молба, жалба, търсене, искане, изискването.
Етика на бизнес писма
в областта на бизнес комуникационни експерти препоръчваме винаги да се обърне внимание на тона на новия документ.
Обърнете особено внимание трябва да се подхожда към писмото, което се съдържа отказ. Вие не можете да започнете писмо с обяснение за провала. Първо убедително обяснение трябва да бъде подадена. Яжте тези формули: "Молбата ви не можа да се предоставя за следните причини. "; "За съжаление, задоволи ваше искане, не е възможно. "; "Аз съм дълбоко съжалявам, но ние не може да удовлетвори молбата ви. "И т.н. Поставете тази формула - в последния параграф на писмото. В същото време не трябва да забравяме правилото: ". При формулирането на отказа, пазете се от загуба на приятел или клиент"
Ето една груба скица на писма за отговор, който съдържа отказ на искането или отхвърлянето на предложението:
Език на бизнес писмо
акад DS Лихачов, познавач на българския език, в меморандум за младите си колеги "О добър език изследвания", пише: "Добро език не се възприема от читателя. Читателят трябва да забележите само мисъл, но не на езика на това как се изразява мисъл. "
Добро познаване на писмен език е възможно с много години на умение. На първо място, това е препоръчително да се използва практически съвети от експерти:
- трябва да изберете прости думи, но не се лишавам от езика;
- използват повече глаголи от прилагателни: така че текстът може да получи динамичен и в същото време nenapyschennym;
- ако не се започне от далеч, за да не се отклонява от темата, не се описват много детайли;
- Избягвайте дълги изречения: те не са много убедителни, така че трябва да е кратко, използвайте минимум клаузи;
- преход от едно изречение на другия трябва да бъде ", nezamechaemym" логичен и естествен;
- проверява всеки фраза написана по време на изслушването;
- използвате местоимения най-малко, провокира мисленето, какви са те, какво дума те са били "заменя" (пиша конкретно, а не "това", "какво", "тя / той / те" и т.н.).
Писмото за бизнеса трябва да бъде грамотен и стилистично проверени.
Осъществяване на бизнес писмо
Официално писмо винаги е написано на бланка на организацията.
Добър писмен език изисква много лексика и способността да ги свърже, която изисква системен и внимателен прочит на художествена и нехудожествена. Без постоянна обмяна не взема пълноправен лидер на хуманитарните науки. Това заключение прави изключителен експерт по управление на Ли Yakokka: "Години по-късно, когато децата ми зададоха много да учи, моята неизменна съвети свежда до факта, че те трябва да получат добро образование в областта на хуманитарните. Основното нещо - е да се постави солидна основа от знания в областта на литературата, добър стопанин писмено и говоримо езика ".
